Las asociaciones se vuelven digitales: una guía rápida de los mitos, hechos y oportunidades en torno a los eventos virtuales

Las asociaciones se vuelven digitales | MCI Argentina | ES

En la actual velocidad por impulsar estrategias para la nueva normalidad, es fácil perder de vista lo que importa para la asociación y su audiencia. Esta es una guía para ayudarlos a navegar este cambio transformador para las asociaciones, congresos, delegados, patrocinadores y tecnología.

ASOCIACIONES

Mito: Los eventos virtuales no son tan rentables como los congresos en vivo.

Hecho: las asociaciones deben adoptar un modelo de compromiso claro de 365 días que ofrezca múltiples eventos virtuales. Eso, junto con 60-90 días de actividad previa y posterior personalizada para el congreso principal, proporciona datos habilitados para IA, amigables con los ingresos y reveladores para los asistentes. El resultado es un crecimiento de 1,000 delegados en vivo a 10,000 participantes en una variedad de canales.

Oportunidad: los eventos virtuales permiten a las asociaciones llegar hasta un 300% más de asistentes de mercados nuevos y de bajos ingresos, al tiempo que eliminan cualquier barrera de entrada o costo para la participación juvenil. Las tasas de conversión de participantes digitales en delegados en vivo son más altas entre los jóvenes profesionales y los países en desarrollo.

Buena pregunta para realizar: ¿Puedo finalmente sobrevivir con mi contenido educativo monetizado (y ofrecer membresía gratis)?

Mantra post-COVID: 365 días (y no 3-5 días) es la nueva educación.

 

CONGRESOS

Mito: Más participación virtual canibalizará a mi audiencia en vivo.

Hecho: En realidad, es todo lo contrario. El 95% de todas las asociaciones entienden que, si se hacen bien, sus eventos virtuales motivan y aumentan la asistencia física. Los participantes virtuales siempre prefieren, y aspiran, a estar "en la sala" y cambiar para convertirse en delegados en el lugar de los congresos en vivo con la más alta tasa de conversión.

Oportunidad: al eliminar el costo de participación, se puede maximizar el impacto educativo de la asociación durante 365 días, especialmente para los jóvenes profesionales y los países de bajos ingresos. Muchos de los 1,000 delegados en vivo tradicionales pueden expandirse en una proporción de 3: 1 para crecer en otros 2,000 participantes virtuales.

Buena pregunta para realizar: ¿Cuánto durará (o debería) durar mi nuevo evento virtual normal: 11, 14 o 19 días?

Mantra post-COVID: el volumen es el nuevo modelo de negocio.


DELEGADOS 

Mito: los delegados no pagarán una tarifa de inscripción decente para asistir al evento virtual. 

Hecho: es cierto, los delegados no pagarán por una copia barata del evento en vivo en línea. Los participantes tienen una comprensión sofisticada de qué esperar de un congreso virtual de calidad y definitivamente están preparados para pagar por una experiencia educativa en línea superior. Esto debería ser agradable, personalizado y entregar puntos valiosos de CPD / CME

Oportunidad: los delegados siguen frustrados porque nunca pueden asistir a más del 15% de todas las sesiones en vivo. ¡Eso es el 75% de toda la educación perdida! Las soluciones digitales le permiten capturar el 100% de todas las presentaciones, preguntas y conversaciones de los oradores. El contenido se puede consumir al estilo Netflix sin ningún horario estipulado, en cualquier momento. 

Buena pregunta para realizar: ¿Voy a ponerle precio a la asistencia en línea por crecimiento o rentabilidad

Mantra post-COVID: Cookies & virtual son los nuevos delegados.

SPONSORS

Mito: La industria no invertirá más como patrocinadores o expositores si me vuelvo completamente virtual.

Hecho: Los patrocinadores están entusiasmados por tener hasta 15 veces más datos calificados basados en inteligencia artificial, especialmente si se respaldan con 60-90 días de compromiso previo y posterior al congreso. Ser capaz de generar miles de clientes potenciales y una mejor comprensión del cliente (y capturar todas las preguntas) ayuda a justificar cualquier inversión adicional.

Oportunidad: proporcionar acceso a nuevos mercados, miles de participantes más calificados y 365 días de compromiso requerirán nuevos productos digitales a través de una inversión adicional de la industria. Esto puede agregar hasta un 25% más de ingresos para respaldar los programas de lealtad de patrocinio existentes (o crear nuevos) en múltiples rotaciones del congreso principal.

Buena pregunta para realizar: ¿Cómo puedo venderle a mi patrocinador una suscripción mensual en lugar de un paquete único?

Mantra post-COVID: Data & IA son los nuevos expositores y patrocinadores.

TECNOLOGÍA

Mito: Un evento virtual es más barato de organizar en comparación con un congreso tradicional.

Hecho: Una experiencia virtual adecuada necesita producción y diseño a un nivel más alto que un evento en vivo, que involucra múltiples ubicaciones geográficas y sesiones de grabación de oradores. Las compañías de AV y tecnología no ofrecen plataformas LMS para integrar el contenido del congreso en la biblioteca educativa de la asociación, ni para proporcionar puntos de CPE / CME. Es probable que cualquier ahorro se compense con tarifas reducidas en línea.

Oportunidad: muchos asistentes a la conferencia, especialmente los que se inician por primera vez, luchan por conocer gente nueva, llegar con confianza y poder establecer contactos con los pares adecuados. Es mucho más fácil reunirse en línea a través de rompehielos virtuales, perfiles de interés, búsquedas científicas entre pares y organización de emparejamientos organizados, lo que permite a los delegados establecer conexiones más profundas y personalizadas.

Buena pregunta para realizar: ¿Mi elección de tecnología solo pretende mostrar contenido, o quiero que capture datos valiosos y comportamientos de aprendizaje?

Mantra post-COVID: la tecnología es el nuevo centro de congresos.

Lo digital debe ajustarse a la estrategia, no ser la estrategia.

Con conocimientos sólidos sobre la participación de la audiencia y el diseño de la experiencia, podemos ayudar a tu asociación a idear una estrategia para la era digital que prepare tu congreso a futuro, atraer a los delegados, garantizar el ROI de los patrocinadores y aprovechar la última tecnología.

Contactáte con nuestros expertos para analizar los desafíos y objetivos de tu asociación.

 

Acerca del Autor

Stephan Wurzinger
Global Director, Association Relations

 

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