Tips para generar engagement | MCI Argentina | ES

La gestión eficaz de las comunicaciones con los stakeholders interesados es esencial para el éxito de un evento!

Pasos claves y consejos prácticos:

 

PASO 1: ESTABLECER OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN

El primer paso para desarrollar un plan de comunicaciones para un evento es definir objetivos que se alineen con la estrategia del evento.

Ejemplos de objetivos son:

• Aumentar el conocimiento sobre el evento y llegar a nuevos asistentes y expositores. Involucrar a los asistentes, expositores, patrocinadores y oradores con contenido antes, durante y después del evento.
• Fomentar la colaboración y la creación de redes.
• Educar a los asistentes, expositores, patrocinadores y oradores y asegurarse de que tengan información clave del evento.

Tono y voz

Es importante que el evento se vea y se sienta consistente en todo el contenido. Tener una estructura verbal para el contenido y los mensajes clave no necesita ser complejo, pero es un pilar importante de la estrategia de comunicación.

Los ejemplos incluyen adjetivos como, nuestro tono y voz es ...

• Creativo y divertido
• Claro y conciso
• Corporativo e informativo
• Amigable y sociable

 

PASO 2: DEFINICIÓN DE MENSAJES CLAVE PARA CADA PERFIL DE PARTES INTERESADAS.

¿Con quién estamos hablando? Configurar perfiles de partes interesadas para la audiencia y asegurarse de que la personalidad, el tono y la voz se alineen con estos perfiles.

Cada evento tendrá grupos de partes interesadas específicos: la información que desean y necesitan saber puede variar mucho. Para proporcionar la mejor experiencia de evento para cada uno, hay que definir qué información necesita saber cada grupo y cuál es el valor que esperan obtener del evento. Por ejemplo, los expositores y patrocinadores están interesados en saber quién asiste y si son adecuados para su negocio. Los asistentes quieren saber quiénes son los oradores y si hay oportunidades de creación de redes o desarrollo profesional.

Comprender lo que valoran y lo que necesitan saber nos ayudará a decidir qué mensajes clave son relevantes para cada perfil!

PASO 3: CREA UN HORARIO

Planificar las comunicaciones del evento en un cronograma para determinar tiempos y canales de distribución relevantes es clave para una estrategia exitosa. Una vez que se tienen los mensajes clave y los perfiles de las partes interesadas, se debe realizar una lista de todo el contenido que se necesita distribuir, audiencias relevantes y plazos.

Se puede programar una cantidad sustancial de contenido antes del evento. De hecho, parte de este contenido es primordial al promocionar el evento, garantizar la venta de entradas y mantener patrocinadores, oradores y otras partes interesadas.

Pre-evento

Las comunicaciones previas al evento incluyen el anuncio del evento y el contenido sobre los beneficios de asistir.

• Cuando es el evento y la ubicación.
• Oradores o intérpretes: el programa cuidadosamente seleccionado es una carta clave para los posibles asistentes. Presentar a oradores o artistas desde el principio, incluidas fotos profesionales y biografías breves.
• Programa: para eventos de negocios, esto puede ser un adelanto de lo que se incluye en la agenda: destacar sesiones, transmisiones, talleres y actividades sociales.
• Abierta la venta de entradas / boletos: Informar a los posibles asistentes que pueden comprar boletos. Ofrecer un descuento anticipado para alentar la adopción anticipada.
• Detalles básicos del evento: incluir información como los tiempos de registro, lo que está incluido en la tarifa, si necesitan reservar en sesiones adicionales o funciones sociales, etc.
• Apps de eventos: contar sobre la aplicación de eventos, por qué deberían descargarla y cómo descargarla.
• Durante el evento

Durante el evento, las comunicaciones serán una mezcla de lo planificado y el ad hoc. Si se programa  contenido planificado por adelantado y se tiene una estrategia clara para mensajes ad hoc, se administrará las comunicaciones del evento exitosamente.

Estos son algunos ejemplos de mensajes planificados y ad hoc que se pueden necesitar considerar durante el evento:

• Planificado: mensajes de bienvenida y cierre diarios, llamadas de retroalimentación, mensajes de patrocinio, información de transporte.
• Ad hoc: pronósticos del tiempo, cambios en las sesiones programadas, propiedad perdida, venta de entradas para sesiones / brotes / talleres adicionales.
• Liderar con el ejemplo para alentar a los asistentes y otras partes interesadas a compartir contenido en páginas sociales con su hashtag y en la aplicación del evento. Generar debates y publicar imágenes de la preparación del evento generará entusiasmo. Al establecer un entorno social acogedor, creará un medio para que sus asistentes se relacionen y socialicen.

Post evento

El evento está terminado, pero no debemos olvidar enviar esta información de seguimiento poco después del evento.

Agradecer a los patrocinadores y otros involucrados en hacer que el evento suceda.

Proporcionar acceso basado en la web a presentaciones de oradores y otros materiales. Compartir imágenes y etiquetar a las personas en ellas si corresponde. Recopilar todos los datos y comentarios para comenzar a planificar para el próximo año.

PASO 4: ELEGIR CANALES QUE FUNCIONEN PARA SUS PARTES INTERESADAS

Ahora que se tiene una lista, debemos aplicar el contenido a los canales de distribución: correo electrónico, sitio web, páginas de redes sociales y la aplicación móvil.

Sitio web del evento

El sitio web del evento es la base de la promoción del evento. Es donde se conducirá la venta de entradas. Crear una página de destino con puntos destacados y puntos de venta únicos que comuniquen al público objetivo por qué debería asistir. Mantenerlo con claros llamados a la acción y debemos asegurarnos que el proceso de salida sea perfecto. Monitorear nuevas suscripciones todos los días para medir de dónde proviene el tráfico y recopilar cualquier otra información que pueda agilizar el proceso.

Medios de comunicación social

Elegir las redes sociales y qué contenido compartir en cada una. Facebook es genial para crear páginas de eventos dedicados y audiencias objetivo a través de promociones pagas. LinkedIn es perfecto para eventos B2B y de redes. Crear un hashtag de evento y asegurarse que este en todas las biografías. Animar a los oradores, artistas, expositores y patrocinadores a usarlo también.

Email Marketing

Una gran campaña de correo electrónico puede ayudar a impulsar la venta de entradas y distribuir información importante a los asistentes. Los correos electrónicos deben emular la apariencia de la marca del evento.

Aplicación de evento o SMS

Las notificaciones instantáneas a través de la aplicación del evento o mediante mensajes SMS se pueden usar para dirigir a los usuarios a más información o simplemente actuar como un anuncio o recordatorio. Estos pueden enviarse instantáneamente o ponerse en cola por adelantado para enviarlos en los próximos días o semanas. Estos tipos de notificaciones pueden ser más disruptivos que otros canales, así que debemos asegurarnos que solo sea para contenido importante.

Para ir un paso más allá, debemos dirigir a las partes interesadas con contenido personalizado relevante para ellos. Considerar cómo podrían usarse los datos de registro del evento para mejorar la funcionalidad de cada asistente o grupo. Un ejemplo de contenido personalizado es crear encuestas únicas para expositores, asistentes, patrocinadores y oradores.

PASO 5: MEDICIONES Y CIRCUITO DE RETROALIMENTACIÓN

No esperar demasiado para pedir comentarios. Una excelente manera de recopilar comentarios es a través de la aplicación del evento. Enviar una notificación después de cerrar con un enlace a un formulario de comentarios en la aplicación, o enviar un correo electrónico con algunas preguntas posteriores al evento para refrescar su memoria mientras es nuevo en sus mentes.

Tener un circuito claro para aceptar y responder a los comentarios para asegurarse de que la información esté documentada y analizada y que la parte interesada que dio los comentarios reciba una respuesta. Para medir los resultados, debemos elegir métricas que le ayudarán a decidir si se cumplieron sus objetivos originales.

Algunas métricas de ejemplo podrían incluir:

• Tarifas de apertura de correo electrónico y vistas del sitio web.
• Exposición a los medios.
• Cantidad y calidad de comentarios después del evento.

Recordemos! que la comunicación efectiva implica dar y recibir información. Un despliegue claro y un marco de tiempo ayudará a establecer las expectativas de todos los involucrados. Con la estrategia implementada, nos podremos concentrar en organizar el evento con la tranquilidad de que se distribuye información importante a las partes interesadas cuando la necesitan.