Cómo una plataforma digital propia puede agilizar los procesos y mejorar la eficiencia

Cómo una plataforma digital propia puede agilizar los procesos y mejorar la eficiencia | MCI Spain | ES

Pasar a una plataforma digital basada en la nube puede parecer un salto a lo desconocido para las asociaciones profesionales. Ronnie Tan, presidente de SILA, comparte los desafíos iniciales y los beneficios concretos observados en su asociación después de pasar a la digitalización.

 

Las últimas tecnologías e innovaciones digitales han convertido al mundo en una comunidad global. Independientemente de la ubicación o la diferencia horaria, podemos conectarnos fácilmente con nuestros pares en línea y todo lo que necesitamos está a solo un clic de distancia.

Al igual que las empresas corporativas, la mayoría de las asociaciones profesionales han estado buscando diversos medios para cambiar y mejorar sus procesos mediante la adopción de plataformas digitales con mayor eficacia.

Durante los últimos dos años, MCI Singapur ha estado haciendo la transición de todos sus clientes de asociación a una plataforma digital basada en la nube. Con una inversión de menos de 10 USD por miembro, las asociaciones pueden beneficiarse de un sistema integral y localizado en diferentes idiomas asiáticos, con métodos de pago e impuestos locales.

Ronnie Tan, presidente del Instituto de Arquitectura del Paisaje de Singapur (SILA) comparte las impresiones iniciales, las preocupaciones y los beneficios concretos que ha visto para su organización.

 

¿Cuál fue su reacción cuando MCI Singapur invitó a SILA a pasar a una solución basada en la nube?

 

Ronnie Tan: Fue un paso hacia lo desconocido, pero estábamos dispuestos a explorar otra forma de llevar a cabo nuestros procesos administrativos que podría conducir a una mayor eficiencia, ahorro de tiempo y dinero a largo plazo. Fue una oportunidad para aprovechar la tecnología digital para ver cómo se pueden hacer mejor las cosas.

 

¿Cuáles fueron las ventajas inmediatas?

Tan: Eficiencia. Análisis de datos. Claridad del proceso. Y poder rastrear los procesos que se llevaron a cabo. Pero lo más importante, tener una única fuente de almacenaje de datos en lugar de tener múltiples archivos (copias impresas) en los escritorios de diferentes personas hizo una gran diferencia.

 

¿Cuáles fueron tus preocupaciones?

Tan: lo desconocido, ya que la organización ha estado haciendo el proceso de administración manualmente anteriormente. También hubo preocupaciones de IT, como la copia de seguridad de los datos, la protección de privacidad, la propiedad de los datos y la privacidad. El costo era otra preocupación. Y si la organización estará vinculada al sistema y a su proveedor, y las implicaciones si queremos salir de la asociación de servicios.

 

¿Cuáles son los beneficios concretos para su organización hoy?

Tan: El beneficio concreto inmediato es menos papeleo físico. Al ser una ONG sin una oficina física propia, el almacenamiento es un problema para nosotros. Con esta nueva solución basada en la nube, el almacenamiento de documentos es casi inexistente ahora. También estoy experimentando eficiencia, seguimiento casi en tiempo real de procesos como pagos y registros de eventos. Esto a un costo ligeramente reducido en comparación con otros sistemas disponibles en el mercado. Pero, además, puedo usar una única plataforma / software para administrar y analizar la membresía, eventos, pagos y el sitio web, todo en un solo lugar.

 

¿Alguna recomendación que pueda compartir con otras organizaciones?

 

Tan: Da un salto de fe. Usando Singlish - "Intenta, si no lo sé”.

 

La vista interna

Y ahora, para una visión interna, Marcel Ewals, Director de Relaciones de Asociación de MCI en Asia-Pacífico, describe cómo surgió el concepto y por qué una plataforma basada en la nube puede ser un buen punto de partida para el viaje digital de su asociación.

 

¿Qué le impulsó a ofrecer a sus clientes tal solución?

Marcel Ewals: Durante muchos años hemos estado obteniendo resistencia de las asociaciones para automatizar debido al alto costo involucrado. Especialmente las asociaciones de voluntarios de menor tamaño tienen un presupuesto muy limitado y, por lo tanto, continuamos buscando nuevas soluciones que sean de nivel de entrada y aceptables. Cuando finalmente encontramos una solución que era menos de 10 USD por miembro por año más muchos beneficios adicionales, explicamos el ahorro de costos en términos de mano de obra y cómo se puede asignar este tiempo al trabajo proactivo en lugar del trabajo administrativo.

 

Desde el punto de vista de la administración, ¿qué diferencia hace?

 

Ewals: reduce la necesidad de personal administrativo y nos permite utilizar el tiempo de nuestros talentos para hacer un trabajo más estratégico. Automatiza completamente el proceso de renovación de miembros y los pagos relacionados, desarrolla páginas de eventos en minutos y las campañas son fáciles de producir. Además, descubrimos errores en el sistema manual que se recuperaron, lo que resultó en una recuperación de ingresos de 4.400 USD en el primer año (que ya pagó por el sistema). A nuestros clientes les encanta la velocidad a la que podemos anunciar eventos, hacer el check in, in situ, y autoimprimir, enviar notificaciones push a nuestros miembros y tener información en tiempo real en la aplicación de un gerente para los directores.

 

¿Estás planeando desarrollar nuevas funciones?

Ewals: Sí, estamos trabajando con el desarrollador en nuevas características como CPD: registro de créditos de desarrollo profesional continuo (agregado en el primer trimestre de 2020) y mejoras en las herramientas de comunicación para mejorar los objetivos de desarrollo comunitario de cada asociación. También estamos trabajando para reducir algunos de los costos de transacción y agregar otros idiomas como vietnamita y tailandés. Ya tiene navegación en chino (tradicional y simplificado), japonés y coreano.

 

¿La solución es aplicable a todos los tipos de asociación?

Ewals: Como nivel básico de entrada, definitivamente lo es. Especialmente en el entorno de soluciones multilingüe / moneda / pago en el que operamos. Por supuesto, hay limitaciones, y no se compara con algunos de los principales sistemas existentes. Sin embargo, para una solución de primer paso esto ya es realmente impresionante, teniendo en cuenta que puede administrar la membresía, eventos, CRM y patrocinio, así como el marketing en una sola plataforma.

 

¿Algún comentario de tus clientes que puedas compartir?

Ewals: Los primeros meses de adaptación fueron desafiantes. Ahora, a las asociaciones les encanta cuando su Junta puede ver el panel de administración de ingresos y registros de eventos en vivo en su teléfono. Las reuniones de la junta ahora se convocan a través de notificaciones de aplicaciones, los documentos de soporte se adjuntan a los sistemas y los participantes pueden conectarse en red, lo que alivia al personal del tiempo de administración y papeleo. Los miembros pueden registrarse en las reuniones con unos pocos clics en su teléfono y, por primera vez, tienen un CRM que rastrea las actividades de los miembros. Las asociaciones se están dando cuenta de que la gestión por datos se está convirtiendo en un próximo paso esencial.

 

 

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Acerca del autor

Karine Desbant

Global Marketing & Communication Manager - Association Market