Declaración de privacidad de MCI

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Declaración de privacidad de datos de MCI

Última actualización: 30 de marzo de 2021

MCI Group Holding SA, 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, Ginebra (Suiza) o la entidad pertinente de MCI ("MCI") es una empresa de gestión de eventos y asociaciones con operaciones y filiales en multitud de países a nivel mundial que presta servicios de gestión de asociaciones, congresos, reuniones y eventos a sus clientes corporativos o asociativos (el "Cliente").

De conformidad con el artículo 27 del RGPD, MCI Benelux, 280 Boulevard du Souverain 1160 Bruselas (Bélgica), ha sido designada por el Grupo MCI como su representante en la Unión Europea.

En MCI, estamos comprometidos con la mejora constante de nuestros servicios para satisfacer plenamente las necesidades de nuestros clientes. Con este fin, podemos recopilar y almacenar cierta información, incluidos los datos personales de personas como usted. Sin embargo, nos tomamos muy en serio la protección de sus datos personales en todos nuestros procesos empresariales. La presente Declaración de Protección de Datos tiene como objetivo ayudarle a comprender cómo se recogen, procesan y almacenan los datos para cumplir con los requisitos legales y con los estándares de protección de datos de MCI.

Cuando proporciona sus datos personales a MCI, usted acepta haber leído nuestra política de privacidad y acepta cumplir con las obligaciones contenidas en ella, y el hecho de que pueda ser modificada en cualquier momento.

1. Ámbito de aplicación de la presente Declaración de Protección de Datos

La presente Declaración de Protección de Datos se aplica a todos los servicios ofrecidos por MCI.

La presente Declaración de Protección de Datos no se aplica a los servicios ofrecidos por otras empresas o individuos. Tampoco cubre las prácticas de información de otras empresas u organizaciones que publicitan los servicios de MCI ni de los enlaces con contenido digital o enlaces desde la página de MCI a terceros.

 

2. Datos recopilados y método de recogida

MCI recopila datos generales y personales sobre usted a través de los siguientes canales:

  • usted cuando proporciona sus datos a MCI;
  • sus clientes (en estos casos, el cliente debe asegurarse de que tiene derecho a revelar dichos datos y de que usted está al corriente de los diversos asuntos detallados en esta Declaración de Protección de Datos);
  • participantes en las reuniones del Cliente y en los eventos organizados por MCI;
  • usuarios de los sitios web de MCI o del Cliente; y terceros (como el proveedor de servicios en línea o del servicio de autenticación o inicio de sesión único (SSO)).

Tras la recepción de los datos, se crea un perfil electrónico en las herramientas de MCI para cada persona o entidad (el "Perfil de Contacto").

El perfil de contacto puede contener los siguientes datos, entre los que se incluyen, sin carácter exhaustivo:

  • nombre;
  • sexo;
  • fecha de nacimiento;
  • dirección;
  • número de teléfono;
  • dirección de correo electrónico;
  • nacionalidad
  • datos de la ubicación física durante un evento
  • información sobre la Ley para Personas con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés)
  • preferencias de alimentación o alergias
  • información de contacto de emergencia
  • organización o empresa para la que trabaja y/o puesto actual;
  • sector en el que trabaja y/o de interés;
  • datos de la tarjeta de crédito/números;
  • destinos de viaje;
  • horarios de viaje;
  • preferencias de viaje;
  • preferencias de alojamiento;
  • otras preferencias comunicadas;
  • pasaporte;
  • datos del visado
  • información adicional solicitada por los Clientes sobre los eventos
  • MCI puede procesar datos personales sensibles basándose en un consentimiento adicional específico y explícito de los interesados.

 

Al asistir a un evento, usted autoriza de forma gratuita y sin contraprestación de ningún tipo, que cualquier grabación de imagen y sonido realizada en relación con el evento, mediante grabación de vídeo, audio, o fotografía en la que aparezca, pueda ser utilizada, reproducida, modificada y difundida en cualquier medio conocido o desconocido hasta la fecha y, en particular, en las redes sociales o en sus sitios, por cualquier empresa del Grupo MCI con arreglo a la normativa vigente, o por sus socios, mientras dure la explotación de las grabaciones de vídeo, audio, o fotografías.

 

3. Objetivo de la recogida de datos

En MCI utilizamos los datos recopilados para proporcionar, mantener, proteger y mejorar la calidad general de nuestros servicios, así como para proteger a nuestra empresa y a sus usuarios. Para cumplir con dicho objetivo, únicamente recopilamos los datos estrictamente necesarios.

Además de para crear los Perfiles de Contacto, en MCI también utilizamos los datos para los siguientes objetivos a los que Usted da su consentimiento:

 

a) Reservas: Los Perfiles de Contacto se almacenan en una base de datos como documento de referencia a consultar cada vez que se realiza una reserva. Cuando usted realiza una reserva, MCI crea un código de reserva que contiene todos los datos personales junto con la información de la reserva necesaria para rellenar su solicitud y para cumplir con los requisitos legales de ciertos destinos. Para formalizar las reservas, MCI podría necesitar transferir sus datos personales a terceros proveedores de servicios de viaje (como por ejemplo compañías aéreas, hoteles, agencias de alquiler de coches, empresas de reservas en línea, proveedores de rastreo de seguridad y sistemas de reservas por ordenador) tanto en su país de origen como en otros países a los que podría viajar así como a menudo a las administraciones gubernamentales pertinentes según el país de destino.

Base legal: Contrato;

b) Consolidación de informes de viaje: Si el Cliente así lo solicita, MCI o un tercero puede preparar informes que resuman y analicen los gastos por destino, por proveedor de viajes, etc. Dichos informes podrían incluir ciertos datos personales de su Perfil de Contacto que posteriormente se entregarían al Cliente que lo solicite.
Base legal: Contrato;

 

c) Conformidad con la política de viaje: Si el Cliente así lo solicita, MCI puede informar de su conformidad con la política de conformidad de eventos, con la política de conformidad con presupuestos o con la política de conformidad de viajes de dicho Cliente e identificar cualquier excepción a su cumplimiento;

Base legal: Contrato;

d) Nuevos productos y servicios: Con el fin de mejorar nuestros servicios, MCI puede usar los datos que usted ha facilitado para enviarle información adicional en relación con próximos eventos o viajes, como por ejemplo una lista de restaurantes cercanos a un hotel específico en su ciudad de destino o las zonas de aparcamiento disponibles cerca del aeropuerto de salida. 

Base legal: Interés- mejora de las actividades y servicios de MCI;

e) Promociones y marketing: MCI puede usar sus datos para personalizar su experiencia en el sitio web de MCI y mostrarle la publicidad que le resulte más relevante, así como enviarle comunicaciones publicitarias relativas a nuestros servicios, casos de estudio, liderazgo intelectual o libros blancos, actualizaciones del blog, etc. que creamos que pueden ser de su interés. Por ejemplo, MCI utiliza proveedores externos de servicios para presentarle servicios y ofertas adaptadas a las preferencias e intereses de su actividad online a lo largo del tiempo. MCI también puede usar sus datos con las finalidades de promoción y publicidad hacia sus Clientes actuales o potenciales o hacia terceros en el sector propio de MCI,.

MCI puede usar sus datos para personalizar su experiencia en la web de un evento presentando comunicaciones relevantes de su interés, y enviarle comunicaciones de marketing, si así se ha seleccionado durante el proceso de registro. MCI puede usar sus datos para analizar tendencias y proponer otros servicios a sus Clientes, tales como nuevos eventos o servicios. 

Base legal: Consentimiento;

f) Análisis estadístico relacionado con sitios web: Tanto MCI como los posibles terceros que actúen por encargo de MCI evalúan estos datos únicamente con fines estadísticos y de forma anónima para optimizar el sitio web de MCI y mejorar su facilidad de uso, eficacia y seguridad. MCI también podrá usar los datos técnicos para medir el éxito de las campañas de publicidad, recopilar estadísticas de uso del sitio web y la tasa de respuesta, y utilizar los datos personales facilitados para calcular el porcentaje de usuarios de MCI que comparten determinado código de área telefónico. 

Base legal: Consentimiento;

g) Gestión de oportunidades laborales: .
Base legal: Condiciones Pre-contractuales;

 

h) Creación de un archivo de CV´s

Base legal: Interés legítimo: reforzar el proceso de contratación de MCI

MCI puede transferir sus datos a terceros cuando dicha transferencia esté permitida y sea requerida por la ley o por orden judicial, o cuando dicha transferencia sea necesaria para la protección y defensa de sus derechos.

A excpeción de estos casos, sus datos no se transferirán ni se pondrán a disposición de ningún tercero sin su consentimiento previo.

 

4. Duración del almacenamiento

MCI almacenará los datos generales y personales únicamente durante el tiempo necesario que se requiera para atender a sus peticiones y para la ejecución de las mismas. Estos datos se conservarán durante un período máximo de cinco años, salvo obligaciones legales específicas en contrario.

Para los candidatos a empleos, los datos serán conservados por un período máximo de dos años

 

Si desea cancelar o borrar su cuenta de MCI, póngase en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos: privacy@mci-group.com.

 

5. Ubicación del almacenamiento y responsable de la base de datos

Los Perfiles de Contacto recopilados por MCI se almacenan en bases de datos centrales basadas en la nube, de proveedores externos localizados en Europa, Estados Unidos y Asia. Todos los proveedores externos han firmado nuestras cláusulas de protección de datos.

 

Cualquier transferencia de sus datos fuera del Espacio Económico Europeo se realizará con las garantías oportunas aplicables, conforme a los términos contractuales y de conformidad con las leyes y los reglamentos aplicables de la ley de protección de datos.

Usted puede obtener información adicional al respecto poniéndose en contacto con Delegado de Protección de Datos: privacy@mci-group.com

 

6. Sus responsabilidades

Usted deberá asegurarse de que los datos que nos proporciona son: 

  • correctos
  • precisos;
  • actuales;
  • verdaderos; y
  • conformes a las leyes aplicables. 

 

Dado que MCI se comunicará con usted sobre todo a través del correo electrónico, es necesario que nos notifique cualquier modificación en su dirección de correo electrónico, ya sea poniéndose en contacto con nosotros o accediendo y modificando directamente los datos de su Perfil de contacto.

 

En MCI tenemos el firme compromiso de proteger la privacidad de los menores y por ello animamos a los padres y tutores legales a desempeñar un papel activo en las actividades en línea de sus hijos. No consideramos a los menores de 14 años como usuarios digitales activos y por tanto, no recopilamos intencionadamente información sobre ellos con la finalidad de vender nuestros productos o servicios. 

 

7. Transferencia y comunicación de datos

7.1  En general

MCI es una empresa internacional con oficinas en más de 31 países en Europa, América, Asia y Oriente Medio por lo que sus datos personales podrían ser transferidos dentro y fuera de Suiza, incluyendo países cuyas leyes de protección de datos podrían ser diferentes a y menos restrictivas que las de su país de residencia.

 

a) Transferencias de datos dentro del grupo MCI: Las transferencias se realizan mediante MCI y sus filiales para dar soporte a sus actividades y/o servicios.

b) Transferencias a terceros: MCI trabaja con terceros para obtener servicios de apoyo relativos a los viajes, reuniones y servicios de eventos ú otros servicios de MCI a sus Clientes, tales como servicios de reservas urgentes online, servicios de reserva de hotel, necesidades para el transporte por tierra, emisión de billetes de avión y proveedores de acreditaciones y, en algunos casos, sus datos personales se compartirán con terceros para cumplir con la misión y los objetivos de MCI. MCI también puede transferir datos personales a terceros a petición de sus clientes. Por ejemplo, a los patrocinadores y expositores o a otros terceros para la consolidación de datos o servicios de rastreo y generar estadísticas. Durante los eventos o congresos, los patrocinadores o expositores podrán escanear las acreditaciones de los participantes o delegados con el consentimiento de éstos últimos. Por consiguiente, la recopilación y utilización de los datos personales se regirá por la política de privacidad de cada patrocinador o expositor. MCI podrá transferir sus datos a terceros para fines de promoción y marketing como se indica en el apartado 3e) anterior, así como en el supuesto de reorganización, fusión, venta, contrato de asociación, adjudicación, traspaso de actividad o cualquier otra modificación parcial o total de la actividad comercial de MCI, activos o acciones (incluyendo la quiebra y procedimientos similares). Antes de transferir sus datos, los proveedores externos (excepto los proveedores de viajes y las transferencias autorizadas como las que se producen dentro de la UE) están obligados a firmar un  Data Processing Agreement (acuerdo de procesamiento de datos) con MCI mediante el cual están sujetos a las leyes aplicables en materia de protección de datos.

En el marco de sus actividades, MCI trabaja regularmente con socios, que tratan los datos personales en nuestro nombre con fines específicos:

  • Proveedores de acreditaciones
  • Herramientas de Análisis de mercado
  • Hotelería
  • Plataformas de gestión de eventos
  • Aplicaciones móviles para eventos

Esta lista no tiene un carácter exhaustivo y por lo tanto, se irá actualizando cada cierto tiempo. Le invitamos a que la consulte regularmente si desea estar al día de cualquier cambio.

c) Transferencias reglamentarias: MCI podría estar obligado por ley o por orden judicial a compartir sus datos personales con las autoridades gubernamentales ú organismos de control y supervisión autorizados.

 

8. Seguridad y medidas organizativas

Para garantizar la seguridad de sus datos personales en el sitio web y sistemas de MCI, hemos implementado las medidas técnicas, contractuales, administrativas, físicas y organizativas necesarias para proteger sus datos personales de la pérdida, destrucción, acceso no autorizado, revelación accidental y manipulación. Estas medidas están sujetas a continuas modificaciones de acuerdo a los avances tecnológicos y a revisiones periódicas para cumplir con la legalidad vigente en materia de privacidad.

Únicamente el personal autorizado de MCI, personal de terceros (por ejemplo proveedores de servicio) o el personal autorizado de nuestros Clientes (que se han comprometido contractualmente a mantener la información segura) tienen acceso a sus datos personales. Todo el personal de MCI que tenga acceso a sus datos personales tiene la obligación de adherirse a un acuerdo de confidencialidad, mientras que los empleados de terceros que tengan acceso a sus datos han firmado acuerdos de no divulgación. Además, tenemos acuerdos de transferencia de datos vigentes con proveedores externos que tienen acceso a sus datos personales para garantizar su seguridad. 

 

9. Sus derechos

En conformidad con las leyes y los reglamentos de protección de datos aplicables, tiene derecho a solicitar el acceso a sus Datos, rectificarlos, restringirlos y oponerse a su tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de datos en la medida que sea posible. Además, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos pertinente.

 

En determinadas circunstancias, también tiene derecho a solicitar que MCI bloquee o elimine los datos almacenados, excepto en el caso de que MCI tenga que mantener dichos datos para fines comerciales o legales legítimos. Para más información, póngase en contacto con el Delegado de Protección de datos en la dirección de correo anteriormente facilitada.

 

Si tiene alguna duda o consulta específica relativa al tratamiento de sus datos por parte de MCI, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos en la siguiente dirección de correo electrónico:privacy@mci-group.com.

 

En conformidad con los requisitos que establece el RGPD, MCI le ofrece muchas opciones con respecto al uso y la divulgación de sus datos personales con fines comerciales (el derecho a ser olvidado, de modificación, de limitación…). Si desea dejar de recibir mensajes comerciales por parte de MCI o solicitar que no se compartan sus datos personales con terceros con fines comerciales, puede hacerlo enviando un mensaje a nuestro Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico anteriormente facilitada. En MCI haremos todo lo posible por ajustarnos a su petición/es siempre y cuando éstas sean razonables y factibles. Tenga en cuenta que si decide dejar de recibir mensajes comerciales, no podremos borrar sus datos personales de las bases de datos de terceros no afiliados con los que MCI ya los había compartido previo a la fecha de su solicitud de exclusión. Tenga presente también que aunque deje de recibir mensajes comerciales por parte de MCI, es posible que le sigamos enviando mensajes administrativo importantes ya que no es posible solicitar la exclusión de estos mensajes.

 

10. Cambios

La presente Declaración podrá ser revisada y actualizada por MCI periódicamente para cumplir con las disposiciones legales en materia de seguridad y protección de datos. MCI publicará cualquier modificación de la declaración en su página web y, si las modificaciones son relevantes, enviará notificaciones a la dirección de correo que aparece en su Perfil de Contacto.

 

11. Contacto

Para cualquier duda o aclaración, póngase en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos.

Dirección de Correo electrónico: privacy@mci-group.com

Dirección : MCI Group Holding SA, rue du Pré-Bouvier 9, 1242 Satigny, Switzerland.

 

Para los residentes de EE.UU. y las solicitudes relativas a la CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) contacte al Tel: +18337910490