Déclaration de MCI en matière de protection des données

Dernière mise à jour: 22 Octobre 2018

Le groupe MCI Group Holding SA, sis 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, à Genève, en Suisse ainsi que les entités concernées de MCI (ci-après « MCI ») est une société spécialisée dans l'événementiel et dans la gestion d'associations. Elle opère et possède des filiales dans de nombreux pays du monde où elle propose des services aux associations, organise des congrès, des réunions et des événements pour ses clients, qu'ils soient des entreprises ou des associations (ci-après le « Client »).

Conformément à l'article 27 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la société MCI Benelux, sise 280 Boulevard du Souverain 1160 Bruxelles, en Belgique, a été désignée par le groupe MCI comme représentante au sein de l'Union européenne.

MCI fait tout ce qui est en son pouvoir pour améliorer constamment ses services et ainsi mieux répondre aux attentes de ses Clients. Dans ce but, MCI pourra recueillir et stocker certaines informations, y compris des données à caractère personnel susceptibles de vous concerner. MCI accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et ce, à chaque étape de ses processus commerciaux. La présente Déclaration de protection des données a vocation à vous permettre de comprendre les modalités de collecte, de traitement et de stockage de vos données dans le respect des exigences légales et les normes de MCI en matière de protection des données.

Il sera très difficile pour MCI, voire impossible dans la plupart des pays, de vous offrir ses services si vous lui refusez le droit de traiter vos données. Pour cette raison, en lui transmettant vos données à caractère personnel, vous acceptez d'être juridiquement tenu par la présente Déclaration de protection des données dont vous prenez acte. Ladite déclaration pourra être modifiée périodiquement. Si vous n'acceptez pas la présente Déclaration de protection des données ou ne pouvez conclure un contrat juridiquement contraignant, MCI ne sera pas en mesure d'assurer le traitement de vos données à caractère personnel.

1. Champ d’application de la présente Charte de protection des données

La présente Déclaration de protection des données s'applique à l'ensemble des services proposés par MCI.

Elle ne s'applique pas aux services proposés par d'autres personnes morales sou physiques. La présente Déclaration de protection des données ne couvre pas les pratiques en matière d'information d'autres sociétés et organisations assurant la publicité des services de MCI ou de tiers exploitant un site Internet vers lequel peut être redirigé un utilisateur du site Internet ou d'autres actifs numériques de MCI.

2. Données recueillies et méthode de collecte

2.1 Stipulations générales

MCI collecte des données générales et personnelles vous concernant auprès :

  • de vous, lorsque vous fournissez vos coordonnées à MCI ;
  • de ses Clients (dans ce cas, le Client doit s'assurer qu'il est en droit de divulguer ces données et que vous avez pris connaissance des diverses questions abordées dans la présente Déclaration de protection des données) ;
  • de participants à des réunions de Clients et à des événements organisés par MCI ;
  • d'utilisateurs des sites Internet de MCI ou d'un Client ; et auprès de tiers (notamment des prestataires de services en ligne ou des personnes ayant un pouvoir d'authentification unique).

Après réception des données, un profil électronique est créé dans les outils de MCI pour chaque personne ou entité (ci-après le « profil de contact »).

Le profil de contact peut notamment contenir les renseignements suivants :

  • nom ;
  • sexe ;
  • date de naissance ;
  • adresse ;
  • numéros de téléphone ;
  • adresses électroniques ;
  • organisation ou société d'affiliation et/ou fonctions occupées ;
  • domaine d'activité et/ou centres d'intérêt ;
  • références/numéros de la carte de crédit ;
  • destinations touristiques ;
  • dates de voyages ;
  • préférences en matière de voyages ;
  • préférences en matière de logements ;
  • autres préférences communiquées ;
  • passeport ; et
  • informations sur le visa.

Les personnes participant à un événement acceptent que Dorier, toute société du groupe MCI au sens de la règlementation en vigueur ou leurs partenaires puissent, gratuitement et sans contrepartie d'aucune sorte, utiliser, reproduire, modifier et diffuser sur tout support connu ou non à la date présente et notamment sur les réseaux sociaux ou sur leurs Sites, des images et des séquences sonores prises lors dudit événement au moyen d'enregistrements vidéo et/ou audio et/ou de photographies sur lesquelles elles apparaissent et ce, pendant la durée de l'exploitation des enregistrements vidéo et/ou audio et/ou des photographies.

 2.2  Politique en matière de cookies

Notre site Internet utilise des cookies. En poursuivant votre visite sur notre site ou en fermant la bannière d’information sur les cookies, vous consentez à leur utilisation.

Notre Politique en matière de cookies vous explique ce que sont les cookies, comment nous les utilisons, comment nos éventuels partenaires tiers les utilisent dans le cadre de nos Services, vos options en matière de cookies et d’autres informations complémentaires sur les cookies.

Les cookies, qu’est-ce que c’est ?

Les cookies sont des fichiers textes de petite taille envoyés par votre navigateur à partir d'un site Internet que vous consultez. Ces fichiers de cookies sont stockés dans votre navigateur et permet au Service ou à un tiers de vous reconnaître et de faciliter vos prochaines visites tout en rendant le service plus utile pour vous. Les cookies peuvent être permanents ou limités à une session.

Utilisation des cookies par MCI

Lorsque vous accédez à notre site Internet, MCI et les prestataires de services tiers de MCI peuvent recueillir des données de nature technique de diverses manières. Nous utilisons des cookies aux fins suivantes :

  • activer certaines fonctions sur le site Internet,
  • permettre des analyses,
  • sauvegarder vos préférences et personnaliser le contenu,
  • améliorer l'expérience de l'utilisateur,
  • permettre l'envoi de publicités, y compris des publicités ciblées,
  • partager sur des réseaux sociaux.

Nous utilisons à la fois des cookies de session et des cookies permanents en lien avec le Service et recourons à divers types de cookies pour activer le Service :

  • Cookies essentiels

Nous pouvons être amenés à utiliser des cookies essentiels afin d'authentifier les utilisateurs et d'empêcher toute utilisation frauduleuse des comptes d'utilisateurs.

  • Cookies de tiers

En sus de nos propres cookies, il peut nous arriver d'utiliser divers cookies de sites tiers afin d'obtenir un rapport sur les statistiques d'utilisation du Service, envoyer des publicités dans le cadre du Service, etc.

Quelles sont vos options s’agissant des cookies ?

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  • Rejeter un cookie vidéo

Notre site Internet utilise des cookies vidéo afin de pouvoir diffuser des vidéos sur notre site. Ce service place des cookies sur l'ordinateur des utilisateurs aux fins suivantes :

  • optimiser l'utilisation du service vidéo par ses utilisateurs ;
  • personnaliser les options avant ou après la vidéo.
  • enregistrer les données nécessaires pour lire à nouveau le contenu audio de la vidéo, notamment la qualité des images, les réglages de mémoire tampon et la vitesse de connexion du réseau.

Vous pouvez également cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus sur ce sujet et faire votre choix en connaissance de cause :

Pour Youtube : www.google.fr/intl/fr/policies/privacy/

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Les cookies de segmentation et de mesure d'audience sont enregistrés par Google.

Concernant les cookies de mesure d'audience, vous pouvez cliquer sur le lien de désactivation suivant qui enregistrera dans notre navigateur un cookie dont le seul but sera de les désactiver :

  • Rejeter un Ad cookie

Vous pouvez gérer l'utilisation et le fonctionnement de ces cookies en vous rendant sur la plateforme de gestion des cookies publicitaires proposée par des professionnels rel="noopener noreferrer" de la publicité [http://www.youronlinechoices.com/fr/controler-ses-cookies/] et en suivant les instructions qui y figurent.

Vous serez dès lors en mesure de connaître les sociétés qui sont affiliées à cette plateforme qui offre la possibilité de refuser ou d'accepter les cookies utilisés par leurs soins afin de s'adapter à vos informations de navigation ainsi que les publicités susceptibles de s'afficher.

Certains cookies de ciblage comportemental sont déposés par des prestataires tiers partenaires. Vous pouvez également cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus sur ce sujet et faire votre choix en connaissance de cause :

Veuillez noter que la désactivation vous empêchera d'afficher toutes les publicités de ciblage émises en fonction de vos centres d'intérêt, tandis que les autres publicités seront maintenues. Le fait de désactiver ces cookies empêche la collecte d'informations de nature à permettre des publicités plus ciblées lors de vos visites.

Où trouver davantage d'informations sur les cookies?

Si vous souhaitez vous opposer à la collecte d'information via l'utilisation de cookies, il existe dans la plupart des navigateurs une procédure simple qui vous permet de refuser une telle utilisation. Vous pourrez en savoir plus sur les cookies en consultant les rel="noopener noreferrer" liens des sites Internet tiers suivants :

3. Objet de la collecte de données

MCI utilise les données collectées afin de fournir, de maintenir, de protéger et d'améliorer la qualité générale de ses services. La collecte des données a également vocation à protéger MCI et ses utilisateurs. MCI collecte uniquement les données nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

En sus de la création de profils de contacts, MCI utilise vos données aux fins suivantes, que vous acceptez :

a) Réservations: Les profils de contacts sont sauvegardés dans une base de données en tant que document de référence à consulter dès lors qu'une réservation est effectuée. Lorsqu'une réservation est effectuée, MCI crée un code de réservation comportant l'ensemble des données à caractère personnel ainsi que les informations relatives à la réservation afin de pouvoir traiter votre demande et respecter les exigences réglementaires applicables à certaines destinations. Pour procéder à des réservations, MCI peut être amenée à transférer des données à caractère personnel à divers fournisseurs de voyages tiers (compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de véhicules, sociétés avec outil de réservation en ligne, prestataires de services de sécurité et de suivi de la sécurité, systèmes de réservation informatique) dans votre pays d'origine ou dans tout autre pays où vous pourriez être amené à voyager, mais aussi souvent à des organismes publics dans le cas de certaines destinations.

b) Regroupement des données sur le voyage : A la demande d'un Client, MCI ou un tiers pourra préparer des rapports d'information dont l'objet est de résumer et d'analyser les dépenses par destination, par agence de voyage, etc. Ces rapports, qui peuvent inclure des données à caractère personnel issues de votre profil de contact, sont ensuite communiqués au Client qui en fait la demande.

c) Respect de la politique des voyages : A la demande d'un Client, MCI pourra rendre des comptes sur la manière dont vous respectez sa politique de conformité en matière d'événements, de budget ou de voyages et identifier tout cas de non-respect.

d) Nouveaux produits et services : En vue d'améliorer les services et sur la base des données qui lui sont communiquées, MCI pourra envoyer d'autres informations sur le ou les événements/voyages que vous organisez ou organiserez à l'avenir. Il pourra s'agir par exemple d'une liste de restaurants situés près de l'hôtel de votre ville de destination ou de parkings localisés dans l'aéroport du lieu de départ.

e) Promotion et marketing : MCI peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur le site Internet de MCI et ainsi vous présenter des publicités qui correspondent davantage à votre profil, vous envoyer des messages commerciaux susceptibles selon nous de vous intéresser, notamment des informations sur nos services, des études de cas, les pratiques pour être reconnu comme un « thought leader » ou des livres blancs, des mises à jour de blogs, etc. Par exemple, MCI a recours à des prestataires de services tiers pour vous présenter ses services et ses offres d'une manière adaptée aux préférences et aux centres d'intérêt que vous manifestez avec le temps par vos activités en ligne. MCI peut utiliser vos données à des fins de promotion et d'activités marketing auprès de clients et/ou de tiers actuels ou potentiels dans le secteur de MCI. Cette dernière peut utiliser vos données afin d'analyser les tendances et de proposer d'autres services à ses Clients, notamment de nouveaux événements ou d'autres prestations.

f) Données techniques : MCI ou des tiers mandatés par MCI évaluent ces données uniquement à des fins statistiques et exclusivement sous une forme anonyme, afin d'optimiser le site Internet de MCI et d'en améliorer la convivialité pour les utilisateurs, mais aussi l'efficacité et la sécurité. MCI pourra plus particulièrement utiliser des données techniques afin de mesurer le succès des campagnes marketing de MCI, établir des statistiques sur l'utilisation de son site Internet et les taux de réponse, mais aussi exploiter des données à caractère personnel agrégées afin de calculer le pourcentage d'utilisateurs de MCI relevant d'un indicatif téléphonique particulier.

g) Autres finalités : MCI peut utiliser vos données de la manière qu'elle juge nécessaire ou appropriée : (a) en vertu du droit applicable, y compris en dehors de votre pays de résidence ; (b) afin de respecter les voies légales ; (c) afin de répondre aux demandes d'organismes publics, y compris de ceux situés en dehors de votre pays de résidence ; (d) afin de renforcer les conditions de MCI ; (e) afin de protéger les opérations de MCI ; (f) afin de protéger ses droits, ses secrets, sa sécurité, ses biens mais aussi vous ou d'autres personnes ; et (g) afin d'exercer des recours ou de limiter les dommages qu'elle pourrait subir ; (h) afin d'autoriser les candidatures à un poste au sein de MCI.

MCI vous demandera votre consentement avant d'utiliser les données à des fins autres que celles mentionnées dans la présente Déclaration, sous réserve du droit applicable.

4. Durée de la conservation

Les données générales et à caractère personnel seront conservées par MCI uniquement pendant la durée nécessaire pour répondre aux questions, résoudre des problèmes, proposer de nouveaux services ou des services améliorés, respecter les exigences légales en vertu du droit applicable ou répondre aux requêtes de Clients sur des événements passés ou des activités de voyage. MCI conservera les données générales et à caractère personnel pendant cinq ans maximum, en l'absence d'exigence légale spécifique. Pour les candidats, les données seront conservées pendant une durée maximum de deux ans.

Vous pouvez supprimer/annuler votre compte MCI en adressant un courriel à notre délégué à la protection : privacy@mci-group.com.

5. Lieu de la conservation et contrôleur de base de données

Les profils de contacts enregistrés par MCI sont stockés dans des bases de données centralisées en cloud dans des locaux de fournisseurs tiers situés en Europe, aux États-Unis et en Asie. Ces fournisseurs tiers ont signé nos clauses relatives à la protection des données.

Tout transfert de vos données en dehors de l'Espace économique européen sera effectué uniquement dans le cadre des garanties appropriées, notamment dans le cadre de conditions contractuelles conformes aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données.

6. Vos obligations

Vous devez veiller à ce que les données communiquées par vos soins soient :

  • correctes ;
  • précises ;
  • actualisées ;
  • exactes ; et
  • conformes aux dispositions légales applicables.

Il vous appartiendra notamment de signaler à MCI, qui communiquera avec vous principalement par voie électronique, toute modification de votre adresse électronique. Vous pouvez également directement mettre à jour votre profil de contact.

MCI s'engage à protéger la vie privée des enfants et encourage les parents et les tuteurs à prendre un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants. MCI ne cible pas les actifs numériques des enfants âgés de moins de quatorze (14) ans ni ne recueille sciemment des informations sur des enfants aux fins de vendre des produits ou des services.

7. Transfert et communication de données

7.1 Stipulations générales

MCI est une société internationale disposant de bureaux dans plus de 31 pays d'Europe, d'Amérique, d'Asie et du Moyen-Orient. Vos données à caractère personnel peuvent ainsi être transmises vers et depuis la Suisse, ainsi que dans des pays dont la législation sur la protection des données peut différer, voire être moins stricte que dans votre pays de résidence. Vous autorisez par les présentes MCI à transférer et à communiquer vos données dans les conditions suivantes:

a) Transferts au sein du groupe MCI: les transferts sont effectués à l'échelle de MCI et de ses filiales afin de soutenir ses activités et/ou services.

b) Transfert à des tiers: MCI travaille avec des tiers afin d'obtenir des services de soutien logistique pour des voyages, des réunions et des événements et/ou d'autres services proposés par MCI à ses Clients, notamment des services de réservation en ligne, des services de réservation dans l'hôtellerie, des services de transport terrestre ou la délivrance de billets d'avion, la fourniture de badges et, dans certains cas, les données à caractère personnel pourront être partagées avec ces tiers afin de permettre la réalisation de ses missions et de ses objectifs. MCI peut également transférer des données à caractère personnel à des tiers à la demande de ses Clients, notamment à des sponsors et des exposants ou à d'autres tiers, en vue du regroupement de données ou de services de suivi en cas d'urgence. MCI pourra transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et d'opérations marketing, conformément au point 3e) susmentionné. MCI est également autorisée à transférer vos données à un tiers en cas de restructuration, de fusion, de vente, d'entreprise commune, de cession, de transfert ou autre aliénation de tout ou partie de son activité, de ses actifs ou de ses actions (y compris dans le cadre de procédures de faillite ou autres procédures similaires). Avant tout transfert, les tiers (à l'exception des agences de voyage et des transferts autorisés notamment dans les limites de l'espace européen) seront tenus de signer avec MCI un accord de transfert des données qui les obligera à respecter les dispositions légales applicables en matière de protection des données.

c) Transferts réglementaires : MCI peut être tenue en vertu de la loi de transférer des données à des organismes publics, des organismes de régulation et/ou des autorités de surveillance.

7.2. Transfert de données électronique

Si vous consultez le site Internet de MCI, le transport de vos données s'effectue par le biais d'un réseau ouvert et accessible au public. Les données peuvent de ce fait être transmises au-delà des frontières nationales. Ainsi, vos données risquent d'être interceptées et lues par des tiers, autorisant ces derniers à interférer dans une relation existante ou potentielle entre vous et MCI.

Par ailleurs, vous n'êtes pas sans savoir que les informations transmises par vos soins ou que vous autorisez MCI à vous transmettre par un moyen électronique, notamment par e-mail, SMS, formulaires de contact etc., ne sont généralement pas protégées par un chiffrement et qu'elles ne sont de ce fait ni confidentielles ni sécurisées. Même en cas de transmission codée, l'expéditeur et le destinataire ne sont pas couverts par un chiffrement. Les tiers peuvent ainsi en déduire une relation d'affaires existante ou potentielle entre vous et MCI.

Si vous communiquez à MCI des renseignements personnels, vos données à caractère personnel pourront être transférées par MCI vers des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent différer, voire s'avérer moins strictes que celles applicables dans votre pays de résidence comme indiqué ci-dessus. Vos données à caractère personnel peuvent notamment être transférées aux États-Unis. Vous êtes informé par les présentes que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par les autorités de ces pays (notamment aux États-Unis).

8. Mesures organisationnelles et de sécurité

Afin de garantir la sécurité de vos données sur le site Internet et les systèmes de MCI, cette dernière a mis en œuvre des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre toute perte, destruction, accès non autorisé, divulgation accidentelle ou illicite et manipulation. Ces mesures sont constamment développées à l'aune des progrès technologiques et réexaminées périodiquement en vue de leur mise en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données. Toutefois, nous ne pouvons garantir, et ne garantissons pas la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous déclinons par conséquent toute responsabilité à cet égard.

Seul le personnel autorisé de MCI, le personnel de sociétés tierces (notamment de prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (s'étant contractuellement engagés à sécuriser l'ensemble des informations) a accès à vos données à caractère personnel. Tous les membres de MCI ayant accès à vos données à caractère personnel sont tenus de respecter les règles applicables au personnel et l'ensemble des salariés de tiers ayant accès à ces données ont signé des accords de non-divulgation. Par ailleurs, des accords de transfert de données sont signés avec des sociétés tierces disposant d'un accès à vos données à caractère personnel afin de garantir le caractère sécurisé de ces données.

9. Vos droits

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données, vous êtes en droit de demander un accès à vos données, d'en exiger la rectification, la limitation du traitement et de vous opposer audit traitement, de même que vous pouvez vous prévaloir d'un droit de portabilité de vos données, dans la mesure applicable. Par ailleurs, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de surveillance.

Dans certaines conditions, vous êtes également autorisé à demander le blocage et la suppression des données à caractère personnel qui sont sauvegardées vous concernant, sauf si MCI les conserve à des fins juridiques ou commerciales légitimes. Pour tout complément d'information, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée.

Pour contacter MCI à propos de questions sur les modalités de traitement de données en son sein, veuillez envoyer un courriel au délégué à la protection des données à l'adresse suivante : privacy@mci-group.com.

Selon les exigences du RGPD, MCI vous donne un vaste choix quant à la manière dont MCI peut utiliser et divulguer vos données à caractère personnel à des fins marketing (droit à l'oubli, à modification, à limitation…). En contactant le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée, vous pourrez refuser de recevoir à l'avenir des messages électroniques à visée marketing de MCI et exiger que nous ne partagions pas vos données à caractère personnel avec des tiers non affiliés pour soutenir leur stratégie marketing. MCI s'efforcera de respecter votre choix dès que raisonnablement possible. Veuillez noter que si vous exprimez un tel refus, MCI ne sera pas en mesure de supprimer les données à caractère personnel vous concernant des bases de données de tiers non affiliés auxquels elle aura déjà transmis vos données à caractère personnel (à la date de mise en œuvre de votre refus). Veuillez également noter que si vous vous opposez à la réception de messages marketing de la part de MCI, nous pourrons toujours continuer à vous adresser des messages administratifs importants. Vous ne pouvez refuser l'envoi de tels messages.

10. Modifications

La présente Déclaration est susceptible d'être révisée et mise à jour périodiquement par MCI afin de respecter les lois relatives à la confidentialité et à la protection des données. MCI publiera sur son site les modifications apportées à la Déclaration et, si les changements sont significatifs, vous adressera un message à l'adresse électronique renseignée dans votre profil de contact.

11. Contact

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, privacy@mci-group.com.